効果的なプレスリリースの書き方とは？メディアにとって魅力的なリリースを作る方法を紹介

プレスリリースは、メディアを通して、企業や団体の活動を広く知ってもらう目的で発信する公式文書のことです。メディアに取り上げてもらえるような効果的なプレスリリースを作成するには、押さえておくべきポイントがあります。この記事では、プレスリリースを書く前に知っておきたいポイントや、効果的な書き方などを解説します。ぜひ参考にしてください。

プレスリリースの目的とは

プレスリリースは、自社の活動や情報を発信するだけでなく、ビジネスで利害関係が発生するステークホルダーとの関係の構築に、役立てる目的があります。企業がプレスリリースを積極的に発信することで、ステークホルダーとの関係の維持に有効です。

 

自社のPR記事を作成してくれたり取材してもらえたりと、プレスリリースを通じてメディアが持つ集客力を活かして自社をアピールすることもできます。読者や視聴者からの認知だけではなく、社会性信頼の向上においても効果的な手段です。

 

プレスリリースを書く前に押さえておくポイント

プレスリリースの書き方を解説する前に、どのような点を意識して作成すればよいのかを把握しましょう。プレスリリースを書く前のポイントをいくつか紹介します。

 

プレスリリースは企業の公式文書であることを意識する

まず理解しておきたいことは、プレスリリースは、企業がメディアに対して発信する公式文書であるという点です。プレスリリースには、自社の情報をテキストで羅列するだけでなく、公開すべき理由や具体的なストーリーなどを取り入れ、わかりやすく書くことが求められます。

 

プレスリリースを受信したメディアは、企業から提供された情報に基づいて、運営メディアに掲載する記事を作成したり、企業に取材するのかを検討したりします。

 

ターゲットの興味を引く書き方を意識する

プレスリリースを書くときは、ターゲットを明確にしておくことが重要です。ターゲットを明確にしないまま作成すると、誰にアピールしたいのかがわからないプレスリリースになってしまいます。一方で、ターゲットが明確に設定されていれば、狙う読者にわかりやすく、伝わりやすい文章を書きやすくなります。

 

プレスリリースは、ターゲットの興味・関心を引く情報を盛り込み、具体的なイメージがしやすい文章を心がけて作成しましょう。

 

重要なポイントを明確に盛り込む

プレスリリースには、発信する動機になる重要なポイントや、認識してもらいたいことなどの情報が盛り込まれている場合が多くあります。なぜなら、メディアはプレスリリースから社会的な意義や、記事を作成するうえで取り入れるべき情報などを読み取っているからです。

 

最も重要なポイントと認識してほしい内容をメディアに示すことが、プレスリリースを成功に導くカギになるでしょう。プレスリリースには、自社が最も伝えたい情報をわかりやすく盛り込むようにしましょう。

 

枚数は多くても3枚まで

A4サイズの用紙1～2枚程度に収まるように、プレスリリースの文字量を調整しましょう。プレスリリースの理想は、1枚目で何を伝えようとしているのかがわかるようにまとまっていることです。プレスリリースが最後の一文まで読まれるとは限りません。1枚目で伝えたいことをまとめておけば、重要なポイントや認識してほしいことは正しく伝えられます。

 

2枚を超える場合でも、できるだけ3枚に収まるように不要な部分はカットすることを意識しましょう。

 

プレスリリースに書くべき内容

プレスリリースに盛り込むべき内容は、以下の5つです。

 

・レターヘッド

プレスリリースや発行した日付、発行者の会社名、報道関係者各位を記載

 

・タイトル

最も伝えたいポイントがわかり、インパクトのある見出しにする

 

・リード文

本文を要約する

 

・本文

伝えたい自社の情報をわかりやすく、読みやすく書く

 

・企業情報

会社概要や問い合わせ先、担当者名を記載

 

プレスリリースの効果的な書き方

プレスリリースに書くべき内容として、項目だけでなく、実際にどのようなことに注意して記載すればよいのでしょうか。プレスリリースの効果的な書き方を解説します。 

レターヘッドの書き方

レターヘッドに記載すべき内容は、プレスリリース・ロゴ（会社名）・日付・報道関係者各位の4つです。4つの要素を記載することで、どのような目的で誰に向けて、誰がいつ発行した文書なのかを明確にできます。4つの要素が記載されていれば、誰の目にとまっても、どこの企業のプレスリリースであるかが一目でわかります。

 

レターヘッドの内容は毎回同じフォーマットを使うことで、企業の印象を強めることができるでしょう。

 

タイトルの書き方

タイトルは、プレスリリースの結論を簡潔にまとめた重要な要素といわれています。読者にとって、わかりやすく読みやすい文章にまとめたプレスリリースを発信したとしても、タイトルがないものは読まれないケースも珍しくありません。タイトルを決める際は、プレスリリースの内容で重要なキーワードを最大で3つ盛り込みましょう。

 

また、読者の興味を引くために、インパクトのある言葉を選ぶことをおすすめします。ただし、誇張したような言葉や形容詞、「！」「！？」などの記号は使わないのが一般的です。事実とは反する言葉を選ぶと、メディアから敬遠される可能性があります。タイトルの書き方に迷ったときは、本文を要約したように簡潔にまとめるようにしましょう。

 

リード文の書き方

リード文には、タイトルよりもくわしく、本文よりも簡潔な内容を記載しましょう。リード文の書き方で押さえておくべきポイントは、読者が早く読めるように5W2Hを活用してまとめることです。

 

5W2Hとは、When（いつ）とWhere（どこで）、Who（誰が）、What（何を）、Why（なぜ）の5Wと、How（どうやって）とHow much（いくらで）の2Hのことです。5W2Hを押さえて書くことで、情報の記載漏れを防げます。

 

 

本文の書き方

本文は、伝えたい情報を順序立てて説明し、情報量が多い場合でも読者が読みやすい内容にすることが大切です。情報を羅列するだけでは読者にとって読みにくく、何を伝えたいのかがわかりにくい文章になってしまいます。

 

また、プレスリリースにはニュース性やトレンド性のある情報も取り入れながら、「なぜ今このプレスリリースを発信する必要があるのか」といった、具体的なストーリーを盛り込みます。さらに、専門性や客観性のあるデータは、記載している内容や情報に信ぴょう性を持たせたい場合に有効です。

 

ほかにも、専門用語には解説をつけたり、箇条書きや小見出しなどをつけたりすることで、読者の可読性を高められます。本文を書くときは、読者の読みやすさを意識しましょう。

 

企業情報の書き方

プレスリリースには、発行元の企業情報を明記するのがマナーなので、記載することを忘れないようにしましょう。レターヘッドに会社名や担当者名を記載していれば、企業情報を掲載しなくてもよいことにはなりません。

 

企業情報には、会社名・所在地・電話番号・メールアドレス・広報担当者名などを記載します。プレスリリースに会社概要を掲載しておけば、自社に興味を持ったメディアが問い合わせしてくることを想定し、前もって対策を練っておくことができます。

 

【効果的なプレスリリースにするポイント】画像を使用する

プレスリリースには、最低でも1枚の画像を使用するのが基本です。1枚も画像がなく、文章だけでは読者が読みにくいと感じてしまうでしょう。画像を1枚でも載せることで読みやすくなるだけでなく、情報を正確に伝えやすくなります。

 

また、プレスリリースの画像は、プレスリリース配信サービスに掲載される際、アイキャッチ画像として使用される可能性もあるため、適切な画像を選定するようにしましょう。具体的には、メディアが使いやすい画像や、企業・商品のブランド・世界観がイメージできる画像などです。画像は、見出しや本文中の適切な場所に配置することも重要です。

 

プレスリリースを発信する前に注意すること

プレスリリースを発信する前に、いくつかチェックしておくべき注意点があります。以下で解説する注意点を参考にして、プレスリリースによる発信を成功させましょう。

 

誤字脱字のチェック

プレスリリースを発信する前にチェックしておきたいことは、誤字脱字などの入力ミスです。誤字脱字が多いと、情報の信ぴょう性なども疑われてしまったり、最後まで読んでもらえなかったりする可能性が高まります。

 

また、誤字脱字が多いことで、ステークホルダーからの信頼を失ってしまったり、誤った情報・印象を与えてしまったりするリスクもあります。誤字脱字や誤った情報、誤解されやすい言い回しなどがないかを確認したうえで、発信するようにしましょう。

 

情報の漏れや誤りをチェック

プレスリリースがメディアを通して情報が発信されると、メディアの視聴者がSNSで拡散する可能性があります。正しい情報が記載されていれば問題はありませんが、情報の抜け漏れや誤った情報を載せてしまうと、誤った情報のまま拡散されてしまいます。プレスリリースの発信後に誤りに気づいた頃にはSNSで誤った情報が拡散されている可能性があり、訂正が間に合わなくなるかもしれません。

 

一度メディアで報道されてしまうと修正することはむずかしいため、プレスリリースを発信する前に誤りがないか、しっかりと確認しておきましょう。

 

発信するタイミングや方法を考慮する

プレスリリースを発信する際は、適切なタイミングや自社にあった方法を検討することが大切です。プレスリリースを発信するタイミングや方法によって、得られる効果が変わってきます。媒体ごとに適切なタイミングは異なるため、発信に適したタイミングを見計らい、戦略的に配信しましょう。

 

また、配信方法は配信代行サービスを利用する手段や、メディアリストを作成して自社から直接配信する手段などがあります。自社のリソースを考慮したうえで、発信方法を決めることをおすすめします。

 

まとめ

効果的なプレスリリースを作成するために、さまざまなノウハウがあります。ターゲットを明確にし、盛り込むべき内容を押さえたうえで、プレスリリースを作成しましょう。プレスリリースの作成が初めての場合や、成果が出ていない場合はプロに依頼するのもおすすめです。

 

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